طراحی چارچوب مفهومی سیستم مدیریت ایده ها در بخش دولتی

طراحی چارچوب مفهومی سیستم مدیریت ایده ها در بخش دولتی

ژانویه 5, 2021 Off By مدیر سایت

در چند سال اخیر که به شکل حرفه ای به عنوان مشاور در سازمانهای مختلف وظیفه طراحی، اجرا و نگهداشت برنامه های ایده یابی و پیشنهادگیری از کارکنان را برعهده داشته ام، سوال مهمی ذهن من را درگیر ساخته است! چرا برنامه های خلق ایده و پیشنهادگیری با جود اینکه در اکثر سازمانهای دنیا با موفقیت همراه بوده اند متاسفانه در ایران توفیق چندانی نداشته اند؟

مدتهاست که در شرق و غرب دنیا سیستمها و برنامه هایی برای ایجاد نوآوری و استفاده از گنجینه افکار عمومی طراحی و اجرا شده است. بسیاری از ما با داستان موفقیت پروفسور آمریکایی آقای دمینگ در پایه گذاری مدیریت کیفیت، کایزن و نظام پیشنهادها در ژاپن آشنا هستیم و اینکه تئوری های او علی رغم موفقیت در شرق نتوانست در خود آمریکا توفیق چندانی کسب کند. غربی ها برای حل این مشکل اقدام به تغییر این سیستم ها بر مبنای ویژگیهای سازمانی و بویژه فرهنگ مختص بخود نمودند و برنامه هایی را با عناوین مدیریت ایده ها و مدیریت نوآوری طراحی کردند.

مطالعه سازمانهای شرقی و غربی در چگونگی بهره گیری از ایده ها و افکار ذینفعانشان و بررسی علل موفقیت آنها فکر من را به این موضوع جلب کرد که استفاده صرف از سیستمها و نظامهای مدیریتی که در کشورها و فرهنگ های دیگر با موفقیت همراه بوده اند، تضمین کننده موفقیت آنها در ایران نمی باشد.

1_2 بیان مسئله پژوهش

امروزه اکثر سازمانها مواجه با یک نیاز اضطراری هستند و آن بکارگیری ایده ها و فرصت های جدید برای مقابله با فشارهای رقابتی و نیازهای مدوام در حال تغییر ذینفعان و مشتریان است. رکود اقتصادی فعلی نیز بسیار بر شدت نیاز به نوآوری در صنایع مختلف افزوده است. اما چگونه و از کجا می توان به این ایده ها دست یافت؟

این سوال ما را بسوی استفاده از فکر و اندیشه کارکنان و ایده های خلاقانه ایشان جهت حل مسائل و مشکلات سازمان سوق می دهد و از آنجا که مدیریت صحیح این ایده ها و اندیشه ها باعث مسیر دهی به افکارکارکنان شده و دستیابی به راهکارهای اجرایی را ساده تر می سازد، لذا وجود سیستمی جهت خلق، جمع آوری، کنترل، بررسی و اجرای این ایده ها لازم است.

در نتیجه لازم است سیستمی وجود داشته باشد تا از طریق آن، کارکنان برای ارائه ایده در زمینه های قابل بهبود، هم اندیشی و مشارکت کنند و بین ایده های آنان پیوند برقرار شود تا ایشان بتوانند ضمن الهام گرفتن از ایده های یکدیگر، با بکار بردن تکنیک های هم فکری، هم اندیشی و خلاقیت، ایده های خود را به راهکارهای اجرایی جهت توسعه فرهنگ کارآفرینی تبدیل کنند.

در سازمانها و شرکت های معتبر جهان و بویژه در اروپا، با راه اندازی سیستم مدیریت ایده ها برای کارکنان خلاق در هر لحظه این امکان را فراهم می آورند تا ایده های خلاقانه ایشان در اسرع زمان، ثبت، کنترل، بررسی و اجرا گردد. از جمله این شرکت ها می توان به شرکت حمل و نقل ریلی سوئیس با بیش از 28 هزار پرسنل (Spada, 2012) و کمپانی انفورماتیک ولو که با بیش از 5000 کارمند در 35 کشور جهان خدمات IT ارائه می دهد (Stenmark, 2001) اشاره کرد.

در ایران و بخصوص در بخش دولتی نیز تلاشهایی در راستای بکارگیری ایده های کارکنان در قالب نظام پیشنهادها، گروه های کیفیت و بهره وری و حلقه های حل مسئله شده است. اما تا کنون سیستم منسجمی بر اساس ویژگی های بومی جهت ساماندهی به ایده های کارکنان طراحی نشده است. لذا در این پژوهش سعی شد تا چاچوب مفهومی سیستم مدیریت ایده ها جهت استفاده در بخش دولتی طراحی و ارائه گردد.

1_3 اهمیت و ضرورت مسئله پژوهش

صاحبنظران مدیریت درباره استفاده از خلاقیت، نوآوری، ایده ها، پیشنهادها و راهکارهای اصلاحی کارکنان و سایر ذینفعان سازمان مطالعات مفصلی انجام داده اند. البته این موضوع در ایران در پژوهشهای اندکی مورد مطالعه قرار گرفته است.

از دهه 1990 شاهد افزایش چشمگیر توجه به خلاقیت و نوآوری و همچنین کتاب و مقالات، دوره های آموزشی و سایتهای اینترنتی متنوع در این رابطه بودیم. در واقع چندین عامل مهم چنین روندی را شکل داده است. از نظر فلوریدا جهانی شدن، برجسته شدن نقش دانش، افزایش تاکید بر تحول و توسعه هایی که در محیط اطراف افراد اتفاق می افتد ازجمله این عامل ها می باشد.(Florida, 2002) اما مسئله خلاقیت یک جز مهم توسعه فرهنگ سازمانی نیز بوده است. خلاقیت به پندار نو گرایی و همچنین تعهد به بقا در یک محیط نا امن و مدام در حال تغییر مربوط می شود. آن را می توان به ارتباط بین سازمانها و کارکنانشان پیوند داد چرا که هر چقدر این تغییرات سریعتر ایجاد می شود و دانش ها با سرعت بیشتری متحول می شوند، اوضاع پیچیده تر از قبل شده و کارکنان از اهمیت بیشتری برخوردار می گردند و این دغدغه را برای سازمان ها ایجاد می کند که آیا او (کارمند) خلاقیتی از خود ارائه خواهد داد!؟

از خلاقیت به عنوان یک پدیده پیچیده یاد می شود و ایساکسن و پوچیو(1993) دامنه خلاقیت را به چهار قسمت 1-شخص 2- فرآیند 3- محصول و 4- محیط تقسیم کرده اند. امبی (1983) بعد محصول را بارز دیده و آن را این چنین بیان می کند:” یک محصول و یا خدمت تا جایی خلاقانه است که مشاهده گران با صلاحیت بطور مستقل آن را قبول داشته باشند. مشاهده گران صلاحیت دار افراد آشنا به آن حوزه ای هستند که محصول یا خدمت در آن کاربرد دارد بنابراین خلاقیت می تواند به عنوان کیفیت محصول عنوان شود.

در بحث ادبیات مربوط به خلاقیت اجماع مشخصی در بین پژوهشگران روی معنی آن وجود دارد که بر محور تازگی و کاربردی بودن متمرکز است بطوریکه مام فورد(2003) عنوان می کند ” ظاهرا ما پژوهشگران خلاقیت به یک توافق کلی راجع به خلاقیت دست یافته ایم و آن تولید محصولات نو و سودمند است.”

اما چیزی که در این پژوهش مورد نظر ماست به مدیریت خلاقیت مربوط می شود، تلاشی در راستای ارتقای خلاقیت در سازمان است که از دیدگاه گاسپرز(2002) می تواند به زیر سیستم هایی چون اقلیم خلاق، تفکر خلاقانه و مدیریت ایده ها تقسیم شود. (Mark, 2009)

عملکرد مدیریت ایده ها را نیز می توان به سه بخش استخراج ایده، فرود ایده و پیگیری ایده تقسیم کرد. اولین بخش مربوط به تمایل کارمند برای تسهیم ایده خود با سازمان مربوط می شود و این تنها زمانی اتفاق می افتد که محیط فرهنگی اطراف ایده دهنده مناسب باشد. مرحله دوم هم بیانگر جا انداختن ایده در سازمان است و در این شرایط عامل های فرهنگی باید پشتیبانی کننده ایده دهنده باشند و مرحله آخر هم مربوط به پروراندن ایده وتبدیل آن به یک پیشنهاد پروژه می باشد که نیازمند زیر ساخت های مناسب در سازمان است. (Dijk, 2002)

در واقع مدیریت ایده ها به فرایند دریافت و جمع آوری ایده ها و سازماندهی و عملی ساختن آنها در سازمان اطلاق می شود. مدیریت ایده فضایی را فراهم می کند که در آن، ایده ها جمع آوری شوند، مورد ارزیابی و تجزیه و تحلیل قرار گیرند و سپس برترین ها انتخاب شده، در صورت لزوم توسط تیم های بهبود تصحیح و عیب یابی گردند و به اجرا در آیند. در سخن کوتاه ، مدیریت ایده به سازمان اطمینان می دهد که هیچ ایده ای مفقود نمی شود و از حافظه سازمان پاک نمی شود و تمام ایده ها، در راستای ایجاد بهبود و نوآوری در سازمان بکار گرفته می شوند. (Shockley, 2006)

1_4 هدف پژوهش

1_4_1 هدف اصلی :

طراحی سیستم مدیریت ایده ها در بخش دولتی ایران

1_4_2 اهداف فرعی :

شناخت عناصر سیستم مدیریت ایده ها
شناسایی فرآیند مدیریت ایده ها
شناسایی روابط عناصر مدیریت ایده ها
1_5 سوالات پژوهش

  • شناسایی روابط عناصر مدیریت ایده ها
  •